Spend time to save time

Strumenti e tecniche per la gestione efficace del tempo di vita e di lavoro 

Come mai alcuni di noi riescono a gestire il proprio carico di lavoro con grande efficacia? Con pochi sforzi raggiungono gli obiettivi prefissati, mentre altri faticano notevolmente senza ottenere risultati soddisfacenti? Sono tante le ragioni per cui diverse persone si sentono affaticate al lavoro e sempre meno in grado di riuscire a raggiungere gli obiettivi previsti. Non dipende unicamente dalle caratteristiche possedute dalla persona, ma piuttosto dalla capacità di riuscire a gestire efficacemente l’eccessivo carico di richieste lavorative, la mancanza di organizzazione e di priorità tra le attività, la presenza di deadline strette e ravvicinate. 

Overview

• Time Management e Life Management: fanno riferimento alla misura in cui le persone percepiscono di trovarsi a dover lavorare ad una velocità maggiore, o che non hanno abbastanza tempo a disposizione per portare a termine i propri compiti. Si indaga il rapporto di questi due concetti con quello di Time Pressure.
• Le abitudini e i ladri del tempo: la procrastinazione e altri ladri del tempo possono essere un rischio alla gestione corretta del tempo, sia per se stessi che per il proprio lavoro.
• Tecniche di gestione del tempo: la strategia WOOP, il time boxing e la tecnica pomodoro.

Cosa si intende per Time Management?

Con il termine Time Management ci si riferisce a quel processo di pianificazione e organizzazione del tempo, finalizzato alla gestione efficace delle risorse (personali e lavorative) per il raggiungimento di obiettivi con il minimo dispendio di energie psico-fisiche e il massimo risultato (Claessens et al., 2007). Questo processo si basa sullo sviluppo di  un metodo pragmatico e al contempo sufficientemente agile in grado di adattarsi alle caratteristiche individuali delle persone coinvolte, così come a quelle situazionali e organizzative. 

Time pressure

La Time Pressure è la misura in cui i lavoratori sentono di dover lavorare ad una velocità maggiore rispetto al solito o di non disporre di tempo a sufficienza per portare a termine al meglio i propri compiti e le proprie mansioni (Prem et al., 2017).

Alcune evidenze scientifiche:

• Il tempo e i vincoli temporali sono due variabili altamente soggettive: dato lo stesso vincolo temporale, emergono notevoli differenze nella pressione percepita e riportata da diversi individui (Savolainen, 2006);
• Il livello medio di pressione al lavoro legato al controllo del tempo è aumentato notevolmente negli ultimi decenni sottolineando l’importanza di questo aspetto nel panorama lavorativo contemporaneo (Kubicek et al., 2015);
• Van der Kleij e colleghi (2009) hanno contribuito ad individuare i principali effetti della pressione dettata dal tempo, ossia una bassa qualità del lavoro svolto e bassi livelli di soddisfazione rispetto alla propria prestazione.
• I fattori di stress situazionali influiscono sulla pratica lavorativa in generale, creando un grado di pressione legato al tempo, la cui percezione varia a seconda del ruolo ricoperto all’interno del team.

Fattori che possono determinare alti livelli di Time Pressure

• Decisioni affrettate: La pressione percepita aumenta l’intenzione di prendere decisioni affrettate. A sua volta, questa tendenza rende l’individuo meno motivato nell’elaborare e discutere le informazioni sui processi lavorativi che saranno così trattenute e non condivise col team di lavoro (De Dreu et al., 2008);
• aumento di errori: la bassa qualità del lavoro svolto è dovuta al fatto che, con il diminuire del tempo a disposizione, aumenta proporzionalmente la possibilità di commettere errori, in quanto la pressione percepita va a intaccare l’accuratezza del processo decisionale (Dambacher & Hübner, 2015);
• ruolo del leader: è proprio il leader ad avere la capacità di diminuire il livello di pressione del proprio collaboratore, attraverso accorgimenti che agevolano il lavoratore, ad esempio discutendo e comunicando per tempo un eventuale cambiamento della pratica lavorativa (McDonald et al., 2018);
• minore recupero: Kleiner e Wallace (2017) suggeriscono che la pressione causata dal tempo, all’interno dell’ambiente lavorativo, va a colpire la salute del lavoratore, minando la sua capacità di distaccarsi psicologicamente dal lavoro, una volta tornato a casa: questo incide negativamente sulle relazioni familiari, in quanto la pressione porta ad una perdita di risorse personali (Ten Brummelhuis & Bakker, 2012).

Dal Time al Life Management

Sia che si tratti della sfera professionale oppure di quella privata, saper gestire il proprio tempo significa innanzitutto imparare a gestire se stessi. Implica le seguenti attività:

• saper prendere decisioni ponderate;
• porsi obiettivi concreti e realizzabili;
• imparare a pianificare e organizzare le attività.

Il modello di Macan

Con l’obiettivo di costruire un modello che potesse spiegare l’efficacia e il funzionamento delle attività di gestione del tempo, Macan e colleghi (1994) hanno individuato tre fattori fondamentali che vanno a comporre tali attività:

• definire gli obiettivi e le priorità;
• ricorrere a meccaniche di gestione del tempo;
• privilegiare l’organizzazione.

Revisione del modello di Macan

In linea con quanto sostenuto da Macan (1994), anche questo studio indica la mancata relazione tra le meccaniche della gestione del tempo e gli esiti positivi. Chang e Nguyen (2011), inoltre, avanzano l’ipotesi secondo cui la scarsa influenza di questi comportamenti risieda nel fatto che essi sono, appunto, meccanici e quindi fisici.

Fissare gli obiettivi e stabilire una priorità per i compiti da svolgere per raggiungerli implica anche un ragionamento ed una pianificazione a breve e a lungo termine; allo stesso modo, la tendenza all’organizzazione implica una disposizione interna dell’individuo a lavorare in un ambiente il più possibile lineare e libero da intralci. Ciò vuol dire che è tramite la soddisfazione di tali fattori cognitivi e disposizionali che l’individuo trae uno scopo da ciò che fa.

Cosa sono le abitudini?

Le abitudini sono risposte comportamentali automatiche ad uno stimolo, sviluppate attraverso la ripetizione del comportamento in contesti coerenti tra loro (Lally & Gardner, 2013).

Quando si comincia a svolgere un’attività, spesso si inserisce il “pilota automatico”, il che rende difficile cambiare rotta. Pensiamo, proviamo sensazioni e agiamo seguendo abitudini inconsapevoli che ci permettono di risparmiare energie preziose. Il problema è che spesso passiamo da un’attività all’altra senza riflettere a fondo su cosa abbia più senso fare prima e cosa rimandare. Secondo alcuni autori siamo avari di “capacità cognitive”: a parità di condizioni, tendiamo a intraprendere il percorso che implica il minor sforzo intellettuale (Chang & Nguyen, 2011).

Da quanto fin qui evidenziato emerge la necessità di iniziare a sfruttare al meglio i momenti a cavallo tra un’attività e l’altra, in cui è possibile scegliere con consapevolezza (disattivando momentaneamente il “pilota automatico”); il passo successivo da compiere è decidere quindi di affrontare dapprima le questioni più importanti e urgenti.

Il team di Lally (2009) dell’University College London ha esaminato le abitudini di un ampio numero di soggetti nel corso di alcune settimane consecutive, periodo in cui ogni partecipante è stato invitato a creare una nuova abitudine. Sono necessari, in media, più di due mesi prima che un nuovo comportamento diventi automatico. Gli esiti di questo studio assumono importanza a livello motivazionale, laddove ci si aspetta di ottenere cambiamenti consistenti in periodi più brevi. Gli autori hanno, inoltre, rilevato che omettere saltuariamente il comportamento non compromette l’intero processo.

La procrastinazione, un ladro del tempo

Con il termine procrastinazione si intende il rimandare qualcosa su cui ci si dovrebbe concentrare proprio in quel preciso istante. Riempire le giornate con quei compiti che sono in fondo alla lista rappresenta un ostacolo al raggiungimento degli obiettivi stabiliti. Alcuni ricercatori (Tu & Soman, 2014) hanno individuato proprio nella percezione del tempo un elemento chiave: più percepiamo la scadenza di un compito come a lungo termine e più tendiamo a procrastinarla; è solo quando il termine ci appare incombente che ci attiviamo immediatamente. In chi procrastina assiduamente, a livello emotivo si può notare ansia e “miopia temporale” ovvero l’incapacità di pensarsi adeguatamente nel futuro. Quando l’abitudine a procrastinare si consolida, generalmente finisce per influire su aree sempre più vaste della propria vita. Ci si ritrova quindi a rimandare costantemente l’inizio, la prosecuzione o il completamento di numerose attività.

Altri ladri del tempo:

• Avere priorità confuse;
• comunicazione inefficace;
• incapacità di delega;
• mancanza di assertività;
• interruzioni;
• disordine;
• mail/social network.

Gestire le distrazioni

Bisogna imparare a dirigere la propria attenzione, senza sforzarsi (inutilmente) di resistere ad ogni possibile distrazione. I sistemi di attenzione sono progettati per svagarsi e ricaricarsi di tanto in tanto, non certo per restare concentrati a tempo indefinito. Cercare di opporsi a quest’aspetto è come provare a contrastare le maree dell’oceano. Provate a non pensare a un elefante rosa e vedrete. Riuscite nell’intento? Oppure non potete pensare ad altro (Wegner et al., 1987)?

Dal momento che il lavoro richiede concentrazione ma il nostro cervello è progettato per essere distratto, una delle tattiche migliori per svolgere efficacemente il proprio dovere è limitare tutte le fonti di distrazione di cui ci attorniamo da soli in maniera gratuita e inopportuna.

Un ottimo punto di partenza per incrementare la vostra attenzione è ridurre i rumori circostanti e spegnere il maggior numero possibile di dispositivi. Non c’è bisogno di diventare degli eremiti o far perdere le proprie tracce. Studi scientifici suggeriscono che la divagazione mentale potrebbe non essere un difetto, anzi, potrebbe addirittura comportare notevoli benefici per quanto riguarda lo svolgimento di quel genere di attività che sono tra le più impegnativi (Mackenzie & Nickerson, 2009).

Tecniche per gestire al meglio il proprio tempo

1. La strategia WOOP: spesso avvertiamo la sensazione di non avere abbastanza tempo a disposizione per noi stessi, le nostre passioni ed aspirazioni. Per aiutarci a gestire la vastità di impegni presente sul calendario ci affidiamo allora alla tecnologia, alle più recenti app “salva tempo”. Ma è davvero sufficiente? La ricerca suggerisce che visualizzare l’azione che intendiamo svolgere, qualora si presentasse un ostacolo, prepara il circuito neurale e di conseguenza ci rende più predisposti ad attenerci ai nostri piani, qualunque cosa accada. (Saddawi-Konefka et al., 2017).
2. Il time boxing: consiste nell’assegnare a ciascuna attività un tempo di esecuzione limitato e prefissato (chiamato time-box). Il metodo consente di raggiungere una migliore gestione delle energie e l’idea è molto simile a quella su cui si basa la “tecnica del pomodoro”, che impiega time-box da 25 minuti separate da pause regolari. Il risultato è che la giornata viene suddivisa per blocchi di tempo. Lo scopo è avere un preciso orario di inizio e fine per ciascuna attività, durante il quale riuscire a lavorare con il massimo impegno, per poi passare ad altro alla fine della time-box (Cirillo, 2018).

Quest’ultima tecnica serve per:

1. diminuire l’ansia causata dal trascorrere del tempo;

2. rafforzare il livello di motivazione e determinazione per il raggiungimento di nuovi traguardi;

3. massimizzare la concentrazione, riducendo ai minimi termini le interruzioni;

La delega

Per evitare di sovraccaricarsi di lavoro, infatti, può risultare benefico lasciare che siano altri ad occuparsi di un determinato compito. A volte, però, possono esserci dei tratti della personalità di un soggetto, quasi sempre legati al proprio senso di orgoglio, che possono impedirgli di delegare (Claessens et al., 2007).

References

Cirillo, F. (2018). The Pomodoro technique: The life-changing time-management system. Random House.

Claessens, B. J., Van Eerde, W., Rutte, C. G., & Roe, R. A. (2007). A review of the time management literature. Personnel review, 36(2), 255-276. 

Chang, A., & Nguyen, L. T. (2011). The mediating effects of time structure on the relationships between time management behaviour, job satisfaction, and psychological well‐being. Australian Journal of Psychology, 63, 187-197.  

Dambacher, M., & Hübner, R. (2015). Time pressure affects the efficiency of perceptual processing in decisions under conflict. Psychological research, 79(1), 83-94.

De Dreu, C. K., Nijstad, B. A., & Van Knippenberg, D. (2008). Motivated information processing in group judgment and decision making. Personality and social psychology review, 12(1), 22-49.

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